Infolinia 800 109 509

Zarządzanie projektami w Chmurze – Microsoft Project i Office356

 Jeżeli Twoja firma lub organizacja realizuje projekty, które wymagają aktywnego współdziałania członków zespołu i nie korzystaliście do tej pory z dedykowanych rozwiązań przeznaczonych do zarządzania projektami, to połączenie Microsoft Project i usługi Office 365 jest najtańszym i najszybszym sposobem na znaczące usprawnienie zarządzania i współpracy w projektach.
Niniejszy artykuł prezentuje, jak szybko i niedrogo można zorganizować pracę zespołów projektowych, udostępniać informacje o harmonogramie i zadaniach projektowych, współdzielić dokumenty i informacje związane z projektami.

Microsoft Project

Microsoft Project to najbardziej znane, elastyczne i efektywne narzędzie do tworzenia harmonogramów. Microsoft Project 2016 oferuje nowe i prostsze metody organizacji i monitorowania projektów, elastyczne funkcje ułatwiające rozpoczynanie pracy i poprawiające wydajność . Łatwe tworzenie nowoczesnych raportów, monitorowanie postępów i skutecznie informowanie o szczegółach projektów zespoły i zainteresowane strony.  

Office 365

Office 365 to udostępniony w chmurze publicznej zbiór aplikacji i usług z rodziny Microsoft Office. W skład produktu Office 365 wchodzą:
  • Aplikacje pakietu Microsoft Office dostępne w chmurze lub instalowane na własnym komputerze
  • Exchange Online, czyli najlepsze rozwiązanie zapewniające dostęp do poczty, kontaktów, kalendarzy i zadań z poziomu przeglądarki internetowej lub programu Outlook
  • SharePoint Online, usługa pozwalająca na tworzenie witryn służących do udostępniania informacji i dokumentów pracownikom i klientom. Dzięki SharePoint Online, dostęp do dokumentów, analiz, synchronizacji pracy zespołów, aktualnych informacji i wielu innych, możliwy jest z dowolnego miejsca przez Internet.
  • Skype for Business, najnowsza generacja usług związanych z komunikacją, pozwalająca na kontaktowanie się pracowników i kontrahentów przy użyciu wiadomości błyskawicznych, połączeń wideo i spotkań online. Dodatkowo Skype połączony jest z usługami Exchange i SharePoint, dzięki czemu pracując z dokumentami czy pocztą, można widzieć statusy dostępności innych osób i odpowiadać im przy pomocy wiadomości tekstowych, połączeń głosowych czy wideo.
  • Zarządzanie użytkownikami i uprawnieniami, najlepsze filtry antywirusowe i antyspamowe, łatwość wdrożenia i wiele innych cech ułatwiających pracę personelowi IT
Usługi są dostarczane i osiągalne przez Internet. Wszystkie produkty dostępne w ramach pakietu Office 365 świadczone online są automatyczne aktualizowane, zatem użytkownik korzystając z produktu zawsze używa jego najnowszej wersji.
 
Korzystanie z tego produktu wiąże się z miesięczną opłatą w zależności od wybranego planu, płatną za użytkownika. Korzystając z oferowanych przez firmę Microsoft usług w chmurze, organizacja może ograniczyć całkowite koszty i udostępnić odpowiedni zestaw narzędzi właściwym pracownikom, zachowując odpowiednie warstwy zabezpieczeń i zgodność z przepisami. 

Zarządzanie projektami przy pomocy Microsoft Project i Office 356

Połączenie usługi Office 365 z nowymi funkcjami współpracy ze środowiskiem SharePoint programu Project 2013 oferuje nam możliwość planowania i zarządzania projektami w Chmurze. W niniejszym artykule przedstawiamy najważniejsze elementy rozwiązania.

Jeżeli jesteście Państwo zainteresowani pomocą w uruchomieniu i dopasowaniu rozwiązania do potrzeb organizacji, uprzejmie prosimy o kontakt, poprzez wypełnienie i wysłanie formularza, znajdującego się na końcu artykułu.
 
Zapisywanie projektu programu Project w witrynie SharePoint
Harmonogram opracowany w programie Project możemy zapisać jako plik we wskazanym miejscu na dysku lokalnym lub innym dostępnym dla nas miejscu lub możemy go zapisać i zsynchronizować z programem SharePoint.
 
Korzystając z funkcji Zapisz jako możemy wybrać polecenie Synchronizuj z programem SharePoint.
 
 
 
Przed zapisaniem projektu wybieramy, czy podczas zapisywania ma zostać utworzona nowa witryna projektowa, czy dopisujemy projekt do zadań w istniejącej już witrynie. 
 
 
 
Proponujemy, by dla nowego projektu tworzyć nową witrynę we wskazanej lokalizacji w usłudze Office 365, dzięki czemu witryna projektowa oparta będzie o specjalnie dla tego celu przygotowany szablon.
 
Po zapisaniu (pierwszy zapis projektu może trwać dłuższą chwilę ze względu na tworzenie witryny i synchronizowanie listy zadań) na ekranie powinna pojawić się witryna projektu.
 
 
 
Dzięki tej jednej akcji zapisu projektu do SharePoint otrzymujemy:
  • Zapisanie projektu w chmurze, dzięki czemu dostęp do pliku projektu będzie możliwy z dowolnego miejsca z dostępem do Internetu
  • Utworzenie specjalnej witryny projektowej, w której można będzie gromadzić dokumenty, informacje i korespondencję projektową
  • Utworzenie listy zadań projektowych obsługiwanych poprzez przeglądarkę
  • Przeglądanie harmonogramu poprzez przeglądarkę, istotne dla członków zespołu niewyposażonych w program Project
  • Możliwość raportowanie zadań przez członów zespołu poprzez przeglądarkę lub zadania programu Outlook (również w urządzeniach mobilnych)

Współpraca w witrynie projektowej
Witryna projektowa w powiązaniu z projektem programu Project, staje się podstawowym miejscem pracy zespołu:
 
 
Możemy w niej śledzić kluczowe zadania i punkty projektu  
 
 
 
lub szczegółowy harmonogram 
 
 
 
W bibliotekach dokumentów członkowie zespołu mogą tworzyc i gromadzic dokumenty, pracować nad dokumentami zachowując wcześniejsze wersje, mogą korzystać z firmowych wzorców dokumentów.
 
 
 
W odpowiednim planie usługi Office 365 można w witrynie projektowej utworzyć skrzynkę pocztową, na którą trafi cała korespondencja związana z projektem.

Dostęp do każdej witryny, biblioteki, listy czy dokumentu mogą mieć wybrani użytkownicy lub grupy użytkowników. Możliwe jest również udostępnianie wybranych elementów witryny osobom spoza własnej organizacji. 
 
 
 
Przydzielanie zasobów – członków zespołu projektowego
Jeżeli zasobami projektu będą nasi współpracownicy, którzy jednocześnie są użytkownikami Office 365, to podczas tworzenia harmonogramu w programie Project (ale także i podczas edycji projektu w witrynie SharePoint) można przydzielić te zasoby do zadań.
 
 
 
Podczas publikowania i zapisywania projektu w witrynie SharePoint, zasób przydzielony do zadania może otrzymać powiadomienie mailowe o przydzielonym zadaniu oraz przeglądać i raportować zadania z poziomu witryny SharePoint lub Outlook. 
  
Aby poprawnie przydzielić do zadania zasób z organizacji, należy wpisać nazwę użytkownika, dokładnie tak jak została zdefiniowana w usłudze Office 365. Project, podczas zapisywania zadba o połączenie danego zasobu z użytkownikiem systemu.
 
 
Raportowanie wykonania zadań przez zasoby
Każdy użytkownik, który został przydzielony do zadań projektowych może nie tylko dowiedzieć się do jakich zadań został przydzielony, zobaczyć je na harmonogramie przez przeglądarkę internetową, ale może również zaraportować wykonanie zadania do kierownika projektu. Wprowadzenie informacji o rzeczywistej pracy można dokonać edytując zadanie na liście SharePoint lub po zsynchronizowaniu listy zadań poprzez Outlooka.
 
 
 
Zaraportowane wykonanie zadania jest natychmiast widoczne w widoku harmonogramu na liście zadań w witrynie projektowej, a po zsynchronizowaniu także w programie Project 
 
 
 
Dzięki współpracy Office365 i Microsoft Project, zespół projektowy może nie tylko mieć wgląd w aktualny stan projektu, ale może także aktywnie uczestniczyć w realizacji zadań, raportować ich wykonanie, dodawać i przeglądać dokumenty i inne informacje związane z projektem, niezależnie od miejsca, w którym się znajduje i niezależnie do komputera, którego w danej chwili używa.

Wszystkich zainteresowanych zagadnieniem zapraszamy do wypełnienia i wysłania poniższego formularza!

Jesteś zainteresowany Office365 i Project? Skontaktuj się z KOMAKO: