Microsoft Project – Prawa Ręka Menedżera Projektu
Projekty to narzędzia kształtujące przyszłość, których realizacja prowadzi do postępu cywilizacyjnego – powstają nowoczesne budowle, rozwija się infrastruktura i technologia, a także odbywają się wydarzenia kulturalne, takie jak wielki koncert charytatywny czy festiwal filmowy.
Projekt jednak nie musi mieć tak wielkiej skali – równie dobrze może to być organizacja konferencji czy nakręcenie filmu reklamowego.
Każdy z tych projektów, mimo że różni się skalą, ma wspólne cechy:
- złożone procesy
- realizowane przez zespół osób
- wymagają zaangażowania określonych środków
- mają określone ramy czasowe (początek i koniec)
Wobec złożoności materii, kluczowe staje się dokładne zaplanowanie poszczególnych działań, co jest warunkiem sukcesu. Jak mawiał Benjamin Franklin: „If you fail to plan, you plan to fail”.
Planowanie poszczególnych etapów projektu, choć może wydawać się żmudne, jest niezbędnym elementem. Zgodnie z badaniami dotyczącymi projektów IT przeprowadzonymi przez Standish Group w 2008 roku, tylko 32% projektów zakończyło się pełnym sukcesem, 24% projektów osiągnęło częściowy sukces (np. odchylenia od terminów, budżetu itp.), zaś aż 44% projektów zostało zaniechanych lub zakończyło się niepowodzeniem.
Aby projekt zakończył się sukcesem, trzeba zastosować odpowiednią metodykę zarządzania projektami oraz odpowiednie narzędzia, które będą wsparciem dla menedżera projektu. Kiedy mamy za sobą proces inicjacji, czyli zdefiniowanie celu projektu, jego faz i interesariuszy, możemy przejść do etapu planowania. Procesy planowania obejmują m.in:
- opracowanie ogólnego planu działań
- określenie środków, jakimi osiągniemy ten plan
- wydzielenie poszczególnych zadań, ustalenie, kiedy, w jakiej kolejności mają się odbyć
- określenie czasu ich trwania
- szacowanie niezbędnych zasobów
Musimy również oszacować koszty, określić dostępny budżet, „przymierzyć” zasoby ludzkie, zaplanować komunikację i wiele innych procesów.
Jak widać, zarządzanie projektem to bardzo złożone zagadnienie. Kluczowe staje się dobranie odpowiedniego narzędzia, które nie tylko zbierze dane w jednym miejscu, ale również pomoże na etapie planowania (np. określenie terminów zamknięcia poszczególnych faz, sprawdzenie, ile i jakich zasobów będziemy potrzebować), ale także w trakcie realizacji projektu pozwoli na kontrolowanie postępu, terminowości, kosztów itd.
Takim narzędziem jest Microsoft Project – zaawansowany, ale również bardzo popularny system, który sprawdzi się zarówno w małych, średnich, jak i dużych projektach. Microsoft Project jest w pełni zintegrowany z innymi aplikacjami pakietu Microsoft Office. Współpraca z aplikacjami Microsoft Outlook i Microsoft Excel jest bardzo prosta i ułatwia generowanie danych do prowadzenia projektu.
Po zasileniu programu niezbędnymi informacjami – o zadaniach, ich czasie trwania, przemyśleniem kolejności i zależności pomiędzy nimi, ewentualnie po określeniu dostępnych zasobów (jeśli korzystamy z tej opcji), Microsoft Project pomoże odpowiedzieć na wiele pytań, m.in.:
- Jak długo potrwa projekt?
- Jaki będzie koszt projektu?
- Czy zasoby (ludzkie i materialne), które przydzieliliśmy do zaplanowanych zadań, pozwolą na ich realizację w założonym czasie?
- Jak wpłyną zmiany, np. terminy wykonania danego zadania, na termin ostateczny?
- Czy prace postępują zgodnie z planem?
- Czy konieczna jest interwencja, np. zaangażowanie wykonawców zewnętrznych?
Project zbiera różnorodne typy informacji i pozwala spojrzeć na projekt z wielu różnych perspektyw, a co za tym idzie, pozwala z wyprzedzeniem dostrzec zagrożenia, np. przekroczenia terminów czy kosztów. Daje tym samym szansę na przygotowanie „planu B” i wdrożenie go odpowiednio wcześnie, aby projekt zakończył się sukcesem.
Popularność programu sprawia, że istnieje możliwość samodzielnej nauki z dostępnych darmowych źródeł. Jednak aby w pełni zrozumieć złożoność mechanizmów i prawidłowo korzystać z dostępnych opcji, niezbędne jest szkolenie przeprowadzone przez doświadczonego trenera. KOMAKO Akademia oferuje szkolenia na różnych poziomach, tak aby jak najszybciej, a przede wszystkim efektywnie wspomóc każdego, kto zarządza projektem.
Sprawdź naszą ofertę szkoleń i zapisz się na dogodny dla Ciebie termin: Szkolenia Microsoft Project