KOMAKO pomaga w SUKCESIE

Data publikacji: 7/9/2008/ Autor: Dariusz Łukowiak / Źródło: PROGRAMY KOMPUTEROWE dla budownictwa 2/2007

KOMAKO od lat specjalizuje się w pomocy firmom, które chcą zoptymalizować swoje zyski. To taki „informatyczny lekarz firm”.
W wypadku firmy SUKCES, po postawieniu trafnej diagnozy,skuteczną receptą na niekontrolowane koszty okazało się wdrożenie systemu Microsoft Office Enterprise Project Management (EPM),opartego na Microsoft Office Project Server 2007, Microsoft Office Project Professional 2007 oraz Microsoft Office Project Web Access (PWA).

P. B. SUKCES to duże przedsiębiorstwo, wykonujące usługi budowlano-montażowe dla potrzeb budownictwa przemysłowego i ogólnego. Specjalizuje się w izolacjach, zabezpieczeniach antykorozyjnych i konstrukcjach stalowych. Oferuje usługi kompleksowe: od projektu, poprzez dostawę materiałów i wykonawstwo, po serwis
gwarancyjny i pogwarancyjny. SUKCES zatrudnia ponad 300 pracowników w kraju i za granicą. Działa poprzez pięć oddziałów, z których każdy ma swoje osobne przedsięwzięcia. Cała firma realizuje jednocześnie ok. 15 projektów, a w skali roku jest ich ponad 45. Taka dynamika zleceń wymaga zaangażowania w ponad 120 konkursach i przetargach rocznie. Na pierwszy rzut oka wyniki są imponujące: koniunktura w budownictwie sprawiła, że w ubiegłym roku firma SUKCES wykonała rekordową liczbę zleceń, wygrała poważne przetargi i z powodzeniem weszła na rynki zagraniczne. Wszyscy w firmie spodziewali się pokaźnych zysków, przekładających się na sowite dywidendy i premie.

Dlaczego zatem dyrektor ds. produkcji chodzi smutny?
Powodem jego niepokoju jest raport z księgowości. Dzięki spójnemu systemowi finansowemu, z którego korzysta SUKCES, dyrektor dostaje na biurko informacje o wszystkich przychodach i kosztach poniesionych w trakcie realizowanych w ubiegłym roku inwestycji. Przychody są pokaźne i byłyby zapewne powodem do radości w niejednej firmie, ale... Właśnie: te koszty... Przy tak doskonałej koniunkturze na rynku – zyski powinny być o wiele większe. Dlaczego nie są? Po głębszej analizie wprawne oko dyrektora dostrzega słabe punkty i nieszczelności systemu zarządzania produkcją.

Którędy przeciekają pieniądze?
Paradoks pierwszy: duża, bo licząca ponad 300 etatowych pracowników firma, korzystała w dużym stopniu z o wiele droższych podwykonawców zewnętrznych.
Paradoks drugi: zdarzało się, że popisywano umowy z podwykonawcami, bo nie było informacji o dostępności własnych pracowników.
Paradoks trzeci: firma wydała grube miliony na zakup specjalistycznego sprzętu, który przez zbyt dużą część roku pozostawał bezczynny.

Poprawić komunikację
W efekcie duża część energii firmy oraz dobry czas na inwestycje zostały po prostu zmarnowane. A dobry menedżer wie, że straty w energii i czasie – są nieodwracalne i jedyne co można zrobić, to uniknąć tych samych błędów w przyszłości. Nasz dyrektor jest dobrym menadżerem i szybko zorientował się, że tym, co osłabia jego skądinąd dynamiczną i prężną firmę jest – mówiąc najogólniej – brak komunikacji wewnątrz zespołu. Gdyby udało się w porę przemieścić ludzi i środki z jednej inwestycji na drugą, z pewnością nie byłoby kar umownych za niedotrzymane terminy, przestojów w pracy i wygórowanych kosztów za wynajem zewnętrznych podwykonawców.

Sprawny system potrzebny od zaraz!
Dyrektor nie dał się zwieść ogólnie dobrymi wynikami swojej firmy i wiedział, że nie może lekceważyć wyraźnych mankamentów w zarządzaniu procesem produkcji. Boom budowlany może się skończyć, a wówczas najdrobniejsze błędy w organizacji pracy mogą przesądzić o katastrofie. Zgodnie z zasadą: „lepiej zapobiegać niż gasić pożar”, dyrektor postanowił od zaraz poprawić tempo prac oraz optymalnie wykorzystać własne zasoby siły roboczej i sprzętu. Wiedział już, że potrzebuje: ¦ jednej centralnej, zawsze aktualnej bazy zleceń, umożliwiającej szybką analizę sytuacji i podjęcie stosownej decyzji o przemieszczeniu zasobów; ¦ stałej informacji o przydziałach pracowników, stopnia obciążenia ich pracą, tak, aby w przyszłości uniknąć niepotrzebnego zatrudniania drogich podwykonawców; ¦ rocznej informacji o wykorzystaniu własnego sprzętu, aby uzyskać obraz rzeczywistych jego kosztów, w porównaniu z kosztami wynajmu. Teraz pozostało tylko poszukać odpowiednich i sprawnych narzędzi.

Gdzie szukać pomocy?
To wie nawet dziecko – oczywiście w wyszukiwarce internetowej Google, najpopularniejszym obecnie i największym, globalnym źródle informacji. Korzystamy z niej zarówno w codziennych, prywatnych sprawach, jak i w celach zawodowych. Dyrektor wpisał hasło: „system zarządzania projektami+budownictwo” i na początku listy wyświetliła się nazwa, która odtąd miała stale towarzyszyć SUKCESOWI: KOMAKO. Rychło okazało się, że specjalizacją firmy KOMAKO jest pomoc w rozwiązywaniu problemów podobnych do tym, jakie dotąd trapiły naszego Dyrektora.

KOMAKO – lekarz firm
Kłopoty te miały się skończyć już po krótkiej serii spotkań, w trakcie których specjaliści z KOMAKO zapoznali się z oczekiwaniami i potrzebami firmy SUKCES. Poszło gładko, gdyż KOMAKO od lat specjalizuje się m.in. we współpracy z firmami budowlanymi i doskonale zna ich specyfikę. Większość niedostatków organizacyjnych (jak choćby niedostateczny monitoring kosztów) to bolączka większości z nich i we wszystkich przypadkach udało się - za pomocą nowoczesnych rozwiązań informatycznych – wyeliminować niekorzystne objawy. KOMAKO – ten „informatyczny lekarz firm” ma na swoim koncie liczne udane projekty, optymalizujące zyski jego Klientów. W wypadku firmy SUKCES, po postawieniu trafnej diagnozy, skuteczną receptą na niekontrolowane koszty okazał się system Microsoft Office Enterprise Project Management (EPM), oparty na Microsoft Office Project Server 2007, Microsoft Office Project Professional 2007 oraz Microsoft Office Project Web Access (PWA). Sam system nie przesądza jednak o sukcesie. O tym decyduje możliwość dostosowania rozwiązania do specyficznych potrzeb użytkownika. KOMAKO oferuje miedzy innymi dodatek do EPM o nazwie KOMAKO.project, pomoc w opracowaniu metodyki zarządzania swoimi projektami, szkolenia oraz usługi programistyczne polegające na powiązaniu EPM np. z oprogramowaniem finansowo- księgowym. KOMAKO.project – to dodatek do Microsoft Office Project uzupełniający program o istotne dla firm z branży budowlanej funkcje, między innymi import kosztorysów, przeliczanie stawek, scalanie i łączenie zadań

Co to jest EPM?
Mówiąc najkrócej – jest to informatyczny system zarządzania projektami i przedsięwzięciami, który nie dopuszcza do negatywnych zjawisk, jakie wcześniej dotykały firmę SUKCES. Znakomicie sprawdza się w branży budowlanej, zwłaszcza tam, gdzie zarządza się jednocześnie kilkunastoma albo nawet – kilkudziesięcioma inwestycjami. Projekty są tworzone i nadzorowane w Microsoft Office Project 2007, jest jedna wspólna baza projektów, dostępna z dowolnego miejsca przez Internet. Mało tego – system wysyła powiadomienia i alerty, informujące o spóźnieniach, brakach w zasobach i innych niepokojących zdarzeniach. System jest wielojęzyczny, generuje widoki dla Klientów, a w każdej chwili można uzupełnić projekt o nowe dokumenty, skorygować go lub zmodyfikować. Co najważniejsze: baza danych on-line umożliwia szybką reakcję na niekorzystne zjawiska. Wszystko po to, aby Dyrektor ds. produkcji nie musiał już nigdy więcej otrzymywać przykrych wieści z działu finansowego.

O dalszych perypetiach naszego dyrektora, o tym, jak KOMAKO pomaga na nowo budować SUKCES oraz o szczegółowych rozwiązaniach dla branży budowlanej przeczytać można na stronie www.pbsukces.komako.pl

Analiza zapotrzebowania na zasoby według projektów
Centrum Projektów – podstawowe wskaźniki i informacje o realizowanych projektach

Przeczytaj także: