Planowanie przedsięwzięć drogą przetrwania kryzysu
Data publikacji: 4/1/2009/ Autor: Monika Żukowska / Źródło: Dział Handlowy
Okres spowolnienia gospodarczego skłania firmy budowlane do zmiany bądź ulepszania strategii zarządzania swoją produkcją lub przedsięwzięciami inwestycyjnymi, stąd wybór pada na MS Project 2007.
Przedsiębiorstwa chcą obniżać koszty działalnosci i ryzyko jej prowadzenia, szukają bardziej optymalnych sposobów gospodarowania kurczącymi się zasobami. Kryzys finansowy oprócz swoich negatywnych cech związanych ze spowolnieniem wzrostu gospodarczego niesie też pozytywne bodźce dla organizacji pracy przedsiębiorstw. Firmy w okresie dekoniunktury baczniej przyglądaja się swojej działalnosci, jej rentowności i strukturze kosztów. Przedsiębiorstwa z sektora budowlanego i branż pokrewnych coraz chętniej wprowadzają elementy controllingu operacyjnego kosztów.
Specjalisci Komako doradzają jak wykorzystać do tego nowoczesne narzędzia z rodziny MS Office 2007. Przy udziale oprogramowania MS Project można stworzyć kompletny plan inwestycji (budowy) prezentujący harmonogram robót, budżet oraz wykorzystanie przydzielonych do pracy zasobów. Ułatwia to przygotowanie umowy z inwestorem i negocjacje warunków kontraktu np. etapów zakańczanych częściowymi odbiorami i płatnościami. Dalej w fazie realizacji umożliwia systematyczne badanie postępu robót oraz wydatków na nie w celu porównania ich z planem bazowym (zbudowanym przed przystąpieniem do prac). Takie działanie pozwala na wczesne wykrywanie nieprawidłowości w fazie produkcyjnej i skuteczne niwelowanie ich skutków. Dzięki zastosowaniu metody Earned Value menadżerowie projektów są w stanie przewidzieć skutki swoich decyzji na osi czasu i w budżecie przedsiewzięcia. Przy pojawieniu sie rozmaitych przeszkód w kontynuowaniu zaplanowych prac możliwe jest zasymulowanie w MS Project wielu scenariuszy wydarzeń oraz ich konsekwencji merytorycznych i ekonomicznych dla prowadzonego projektu. Osoba odpowiedzialna za daną budowę może zatem podejmować decyzje obarczone mniejszym błędem i ryzykiem niepowodzenia, w pełni kontroluje sytuację zarówno pod względem czasowym jak i finasowym.
W wielu firmach prowadzi się kilka / kilkanaście projektów budowlanych jednocześnie. Aby móc nadzorować je w czasie rzeczywistym potrzeba jeszcze lepszego narzędzia. Jest nim oprogramowanie do grupowego zarządzania projektami Enterprise Project Management 2007, w skrócie EPM. Pozwala ono monitorować kluczowe wskaźniki wydajności (KPI skrót od Key Performance Indicators) poszczególnych projektów jak i całego ich portfela. W rozwinięciu możliwości pojedyńczego MS Project EPM oferuje pulę zasobów firmy (pracownicy, podwykonawcy, sprzęt), która umożliwia racjonalne ich wykorzystanie w prowadzonych robotach, eliminuje pomyłkowe przydziały i przepracowanie. EPM jest również wspaniałym narzędziem do komunikacji wewnątrz zespołu. Przy każdym projekcie możemy zeskładowac w prosty sposób dokumenty z nim powiązane, które później łatwo znajdziemy. Dalej prowadzić dyskusję zespołu wykonawczego o napotkanych problemach bądź czynnikach ryzyka. Dla menadżerów EPM ma też całe spektrum analiz i raportów które usprawniają informowanie kierownictwa o kondycji jednego lub kilku projektów czy stanu całej sfery produkcyjnej przedsiebiorstwa zarówno w kwestiach technicznych jaki i finansowych.
Takie systemowe podejście w odróżnieniu od tradycyjnego modelu zarządzania budowami pozwala zmiejszyć ryzyko prowadzonej działalności, obniżyć jej koszty oraz przyczynić się do zwiększenia produktywności przedsiębiorstwa. Polecamy je tym wszytkim którzy w aktywny sposób chcą przeciwdziałać skutkom kryzysu w swoich oragnizacjach.
Przeczytaj także: