Infolinia 800 109 509

Co to jest Microsoft Project i do czego służy?

Microsoft Project to aplikacja wspomagająca zarządzanie projektami, zasobami, czasem i finansami projektu. Jest to wyspecjalizowany, zaawansowany i bardzo popularny system oferujące czytelne narzędzia do planowania działań, budowy harmonogramów, nadzorowania realizacji projektów i raportowania.
Opisując aplikację Project skupimy się w niniejszym artykule na wybranych kilku obszarach zarządzania projektami wspieranych przez to narzędzie.
 

 
Microsoft Project to aplikacja wspomagająca zarządzanie projektami, zasobami, czasem i finansami projektu. Jest to wyspecjalizowany, zaawansowany i bardzo popularny system oferujące czytelne narzędzia do planowania działań, budowy harmonogramów, nadzorowania realizacji projektów i raportowania.
 
Opisując aplikację Project skupimy się w niniejszym artykule na wybranych kilku obszarach zarządzania projektami wspieranych przez to narzędzie:
  • Planowanie zadań - Tworzenie harmonogramów 
  • Planowanie pracy – identyfikacja i przydzielanie zasobów do zadań
  • Kontrola realizacji projektu – wprowadzanie postępu prac i korekta harmonogramów
  • Tworzenie i zarządzanie budżetem projektu
  • Wizualne wsparcie zarządzania projektem
 

Planowanie zadań

Jeżeli naszym celem jest uzyskanie informacji jak długo potrwa projekt (niezależnie od rodzaju projektu i branży) to nie ma lepszego narzędzia niż Project! Dlaczego? Bo do tego zostało stworzone.
 
Aby utworzyć harmonogram działań, pokazujący: co jest do zrobienia w projekcie, ile czasu wymagają poszczególne działania, w jakiej kolejności należy je realizować, ale również jakie są zależności pomiędzy działaniami, jaka jest pracochłonność i koszt, wystarczy tak naprawdę kilka kroków:
 
Definiowanie zadań 
Po uruchomieniu programu i wyborze nowego czystego arkusza projektu, ustawieniu daty rozpoczęcia projektu i wyborze kalendarza, zaczynamy od wprowadzenia nazw zadań, jakie będą wykonywane w projekcie.
 
Zadania wprowadzamy ręcznie, wypełniając kolejne komórki w kolumnie nazwa zadania. Możemy też, jeśli listę zadań mamy już wcześniej zdefiniowaną wkleić ją z innego programu (Word, Excel, itd.) lub zaimportować.
 
 
Określanie czasów trwania zadań 
W drugim kroku oceniamy czasy trwania poszczególnych zadań i/lub ilość pracy jaka jest potrzebna na ich wykonanie. Dzięki temu program automatycznie obliczy terminy rozpoczęcia i zakończenia zadań.
 
 
 
Wprowadzenie powiązań miedzy zadaniami 
Zadaniom w Project można określić daty rozpoczęcia i zakończenia ręcznie,…
 
 
 … ale znacznie ciekawsze i funkcjonalne jest wprowadzanie powiązań miedzy zadaniami, opisując relacje jakie są miedzy nimi, np.: Zbieranie informacji rozpoczynamy po inicjacji projektu:
 
 
 
Dzięki powiązaniom Project szybko oblicza daty rozpoczęcia i zakończenia zadań oraz rysuje harmonogram w widoku Wykres Gantta.
 
 
 
Podsumowanie projektu
Gdy wprowadzimy wszystkie zadania, czasy trwania oraz zależności między nimi, dowiemy się jaki jest termin zakończenia projektu oraz które zadania maja wpływ na ten termin (przy pomocy widoku ścieżki krytycznej).
 
 
 
Gdy plan jest gotowy, możemy go zapisać, wydrukować, wysłać mailem czy opublikować na witrynie SharePoint, np.: w usłudze Office 365.
 

Planowanie pracy

Planując projekt możemy być zainteresowani nie tylko aspektem zadań, ale również zasobów niezbędnych do realizacji projektu. Najczęściej chcemy wiedzieć: jakich pracowników/specjalistów potrzebujemy do realizacji zadania, ilu pracowników, w jakim czasie, czy pracownicy będą dostępni. Na te i wiele innych pytań odpowiedzi otrzymamy po wykonaniu kilku kolejnych kroków:
 
Definiowanie zasobów
Na początek możemy zdefiniować potrzebne do realizacji projektu zasoby. Zasobami mogą być ludzie (wymienieni z imienia i nazwiska lub np.: według specjalizacji, materiały, sprzęt, podwykonawcy, zasoby kosztowe, itd.).
 
 
 
Zasoby można opisać wieloma informacjami. Jeśli wprowadzimy informacje o dostępności wówczas Project poinformuje nas o ewentualnych przeciążeniach. Jeżeli wprowadzimy stawki zasobów, Project policzy koszt użycia zasobów w projekcie.

Przydzielanie zasobów do zadań
Gdy mamy przygotowany harmonogram, w prosty sposób możemy przydzielić zasoby do poszczególnych zadań.
 
 
 
Analiza pracy zasobów
Po przydzieleniu zasobów do zadań, bardzo szybko dowiemy się między innymi:
 
  • Czy są w projekcie zasoby przeciążone, tzn. takie, którym przydzieliliśmy więcej pracy niż są w stanie wykonać w jednostce czasu?!
 
 
  • Do jakich zadań zasoby zostały przydzielone i kiedy
 
 
  • Jaki jest koszt projektu i zadań, wynikający z użycia zasobów 
 

Kontrola realizacji projektu

Project świetnie sprawdza się nie tylko w fazie planowania projektu, ale również w trakcie jego realizacji. Możemy korzystać z narzędzi służących do wprowadzania informacji o wykonaniu zadań, porównywać plan początkowy (bazowy) z planem bieżącym, reagować na zmiany korygując projekt.

Ustawianie planu bazowego
Przejście do fazy realizacji wiąże się z ustawieniem tzw. Planu bazowego, dzięki czemu uzyskamy natychmiastowe porównanie planu, jaki założyliśmy wykonać do planu który jest realizowany. 
 
 
 
Wszelkie odchylenia będą widoczne na wykresie Gantta. 
 
 
Rejestracja wykonania zadań
Informacje o rzeczywistej realizacji zadań można wprowadzać na kilka sposobów. Niezależnie od wybranego sposobu, wykonanie zadania może być prowadzone jako: % wykonania, daty rozpoczęcia i zakończenia, czas trwania, ilość pracy lub koszt rzeczywisty.
 
 
 
Zadania można aktualizować pojedynczo lub grupami, można importować informacje o wykonaniu zadań ze źródeł zewnętrznych, np.: arkuszy Excel.
 
Przegląd projektu
W każdym momencie realizacji projektu, (jeśli tylko wprowadzane są aktualne informacje o stanie projektu), możemy się szybko zorientować czy są opóźnienia w terminach, odchylenia w ilości pracy czy odchylenia kosztów.
 
Możemy obserwować te informacje w widoku śledzenia,
 
 
 lub np.: statystykach projektu:
 
 
 

Zarządzanie budżetem projektu

Planując projekt można wprowadzić do niego również informacje o kosztach (lub przychodach) projektu. Koszty te można wprowadzać bezpośrednio do zadań lub poprzez zasoby. Zapisując następnie plan bazowy, koszty planowane są zapamiętane, a koszty bieżące zależą od aktualnego planu i wartości rzeczywistych. W efekcie uzyskamy możliwość porównywania planowanego budżetu projektu z realizowanym na każdym etapie projektu, bezpośrednio w widokach programu Project:
 
 
 
lub raportach, np.: raporcie Przepływ gotówki:
 
 
 

Wizualne wsparcie zarządzania projektem

Project oferuje użytkownikom przejrzyste prezentacje pokazujące rozplanowanie zadań, przydziały zasobów, efektywność kosztową i wiele innych ważnych informacji na temat projektów.
 
Oś czasu
Oś czasu w programie Project ułatwia prezentowanie projektu - zespołowi, zarządowi, zainteresowanym stronom – w sposób kompaktowy, wyróżniając kluczowe punkty, fazy i zadania.
 
Gotowe analizy i pulpity nawigacyjne
System oferuje gotowe do użytku raporty, np. Postęp czy Przegląd zasobów, które pozwalają szybko monitorować postęp i skutecznie komunikować się z zespołem, zarządem i wszystkimi zainteresowanymi.
 
 
 
 
 
 
Raporty wizualne w Excelu i Visio
Dodatkowo, w Project mamy narzędzie do tworzenia raportów w tabelach przestawnych programu Excel oraz raportów graficznych w programie Visio.
 
 
 

Podsumowanie

W niniejszym artykule przedstawiliśmy tylko kilka wybranych i podstawowych funkcji i zastosowań programu MS Project, z całej gamy jego możliwości. Zapraszamy do pozostałych artykułów dotyczących rozwiązań związanych z Microsoft Project:
 
Wszystkich zainteresowanych praktycznym zastosowaniem programu Project w firmach i organizacjach z różnych branż zapraszamy do kontaktu z nami.

Potrzebujesz więcej informacji dotyczących programu Microsoft Project? Chcesz zacząć pracę z Projectem? Skontaktuj się z KOMAKO: