EPM 2007, a procesy zarządzania projektami

Data publikacji: 1/20/2010/ Autor: Dariusz Łukowiak / Źródło: Internet

Czy system zbudowany w oparciu o technologie Microsoft, wspiera procesy wymieniane w metodologiach zarządzania projektami?

W artykule krótkie wprowadzenie do procesów związanych z zarządzaniem projektami oraz przykłady wspierania przez EPM procesów zarządzania projektami budowlanymi.

W terorii zarządzania projektami, według róznych metodologii, wymienia się liczne procesy (aktywności rozwijane w czasie), które można zakwalifikować do kilku grup: procesy inicjacji, procesy planowania, procesy realizacji, procesy kontroli oraz procesy zamknięcia. (Rysunek 1)

Procesy inicjacji projektu wykonywane są z reguły jednorazowo.

Procesy planowania są w praktyce wykonywane wielokrotnie, ponieważ rzadko udaje się zaplanować projekt w sposób doskonały i nie wymagający zmian planów. Z tych powodów, a także na skutek wystąpienia licznych, trudnych do przewidzenia zagrożeń i zmian, planowania są często ponawiane.

Również procesy realizacji wymagają powtórzenia, jeśli nie uda się osiągnąć zaplanowanych rezultatów.

Procesy kontroli są wykonywane wielokrotnie i ściśle sprzężone z procesami planowania i realizacji. Wyniki kontroli mogą wymuszać konieczność ponownej realizacji fragmentów projektu (strzałka niebieska), a często również mogą wymuszać zmiany planów (strzałka czerwona).

Procesy zamknięcia wykonywane są jednorazowo: dotyczyć to może zakończenia projektu w chwili osiągnięcia przyjętych celów, ale również może to oznaczać zakończenie w sytuacji, gdy wcześniej postawionych celów przedsięwzięcia nie da się osiągnąć i zostaje ono przerwane (Rysunek 2)

W zarządzaniu projektem możemy wyróżnić kilka faz (najczęściej cztery) i zadania które w tych fazach należy wykonać:

INICJACJA
1. Zbieranie danych
2. Określanie potrzeb
3. Wyznaczanie:

celów strategicznych i pośrednich
podstaw ekonomicznych, wykonalności
udziałowców
poziomu ryzyka
strategii
potencjalnego zespołu

4. Szacowanie zasobów
5. Identyfikacja ryzyka
6. Identyfikacja innych rozwiązań
7. Przedstawienie oferty
8. Uzyskanie zgody na realizację następnej fazy

PLANOWANIE
1. Powołanie zespołu projektowego
2. Przeprowadzenie analiz
3. Określenie zakresu:

produktów końcowych
norm jakości
zasobów
działań

4. Wyznaczenie:

ogólnego planu działań
budżetu i planu wydatków
struktury prac
procedur komunikacji
procedur jakości

5. Szacowanie ryzyka
6. Prezentacja uwarunkowań projektu
7. Zatwierdzenie projektu

RELIZACJA I KONTROLA
1. Motywowanie zespołu
2. Aktualizacja planów
3. Pozyskanie towarów i usług
4. Realizacja pakietów pracy
5. Kierowanie, śledzenie, przewidywanie, kontrola:

zakresu
jakości
czasu
kosztów

6. Rozwiązywanie problemów

zmiany ryzyka

ZAMKNIĘCIE
1. Finalizacja produktów
2. Przeglądy i formalne akceptacje
3. Pr gotowanie rozliczeń końcowych
4. Przeniesienie odpowiedzialności za przedmioty odbioru
5. Ocena projektu
6. Tworzenie dokumentów końcowych
7. Archiwizacja dokumentów
8. Uwalnianie i przekierowania zasobów
9. Oddelegowanie członków zespołu do innych działań
10. Nagłośnienie sukcesu projektu

Project Management Institute (PMI) wyróżnia dziewięć głównych obszarów ZARZĄDZANIA PROJEKTAMI:

1. Zarządzanie integracją
2. Zarządzanie zakresem
3. Zarządzanie czasem
4. Zarządzanie kosztami
5. Zarządzanie jakością
6. Zarządzanie pracownikami
7. Zarządzanie komunikacją
8. Zarządzanie ryzykiem
9. Zarządzanie zleceniami

W związku z powyższym, można wyróżnić kilkadziesiąt procesów realizowanych w ramach zarządzania projektami.

W poniższej tabeli (Tabela 1) wyspecyfikowane zostało 39 procesów, które podzielone na obszary wiedzy i grupy procesów tworzą swego rodzaju mapę. Pięć faz cyklu życia systemu informatycznego oraz dziewięć obszarów wiedzy i aktywności wymienionych wcześniej. Na ich przecięciu znajdują się zadania do wykonania w procesie realizacji projektu. Tak zdefiniowana mapa stanowi przewodnik dla realizatora projektu oraz umiejscawia konkretne działania w odpowiednim etapie cyklu życia przedsięwzięcia.

Bardzo wiele tych procesów EPM wspiera już w tzw. standardzie. EPM jest rozwiązaniem otwartym na modyfikacje i w połączeniu z innymi technologiami Microsoft oraz systemami uzytkownika, możliwe jest odwzorowanie metodyki zarządzania projektami w danej organizacji. Poniżej kilka wybranych przykładów wspierania procesów zarządzania projektami przez EPM.
Zarządzanie zakresem:
W fazie planowania, dzięki Microsoft Office Project możemy dokładnie rozpisać zakres prac, zakres ten może być zaimportowany ze źródła, jakim bardzo często przy projektach budowlanych jest kosztorys. W tym celu można wykorzystać funkcjonalne rozszerzenie KOMAKO.Project
W fazie kontroli, zakres prac może być kontrolowany np.: dzięki informacjom o rzeczywistych obmiarach i porównywaniu ich z przedmiarami z planu bazowego

Zarządzanie czasem:
Widoki śledzenia w Project Web Access umożliwiają każdej upoważnionej osobie dostep do informacji o planowanych i rzeczywistych czasach trwania zadań, opóźnieniach i ich wpływie na terminy oddania produktów projektu czy tez termin jego zakończenia.

Zarządzanie kosztami:
Dzięki zapisaniu w planie bazowym kosztów zaplanowanych, oraz połączeniu EPM z systemem ERP (lub innym systemem w którym są zbierane wszystkie koszty projektu z podziałem na fazy i zadania) możemy na bieżąco kontrolować koszty projektu. EPM w standardzie oferuje analizę Earned Value, dzięki której można w sprawdzony sposób prognozować zakończenie projektu pod kątem budżetu i czasu.

Zarządzanie zasobami:
EPM oferuje nam pulę zasobów, która jest zbiorem zasobów organizacji, używanych w projektach i dzięki której możemy w każdym momencie dowiedzieć się jakie są przydziały zasobów, jakie jest ich obciążenie. Możemy znaleźć wolny zasób do nowego projektu kierując się dowolna liczbą kryteriów wyboru

Tabela 1: Mapa procesów zarządzania projektem (Żródło WILL)
Rysunek 2: Aktywność grup procesów w czasie życia projektu
Rysunek 1: Podstawowe grupy procesów zarządzania projektami

Przeczytaj także: